CRM integrato nel gestionale
26 Luglio 2023Il gestionale per la formazione professionale
Software gestione corsi di formazione
Un ente di formazione risponde, di fatto, a due esigenze parallele: erogare percorsi didattici di qualità e, insieme, rendere conto con precisione di ogni risorsa impiegata a chi finanzia l’iniziativa. Calendari, aule, docenti, iscritti, presenze: presi singolarmente, sono tasselli che qualunque segreteria didattica amministra senza difficoltà. Il problema si presenta con la crescita dell’ente, quando le iniziative si moltiplicano su sedi ed edizioni diverse e gli stessi fogli di calcolo che fino a quel momento avevano retto cominciano a produrre più lavoro di quanto ne risparmino: cifre che non tornano al primo colpo, informazioni disperse tra file differenti, ore sottratte a ciò che dovrebbe restare il centro dell’attività.
Rispondere a questa complessità è la ragione d’essere di un software gestione corsi pensato specificamente per la formazione professionale. ProFORMA, la piattaforma gestionale di Ingenia, nasce proprio in questo spazio: accompagna un’iniziativa dalla sua programmazione fino alla rendicontazione verso l’ente finanziatore.
Perché la gestione dei corsi di formazione risulta sempre così complicata?
Ogni iniziativa formativa comporta un calendario di lezioni, uno o più docenti da coordinare, un elenco di iscritti da aggiornare con continuità, un registro presenze da tenere e una serie di vincoli e scadenze rendicontuali, dettati dal finanziatore, da rispettare con puntualità.
Quando questi processi vivono su strumenti distinti e non comunicanti, le criticità che ricorrono con maggiore frequenza sono sempre le medesime:
- calendari e aule amministrati separatamente rispetto alle anagrafiche di docenti e corsisti, con il rischio concreto di sovrapposizioni;
- dati sugli iscritti duplicati tra fogli di calcolo, posta elettronica e programmi di contabilità, con margini di errore che aumentano al crescere delle iniziative attive;
- ore dei docenti rilevate manualmente, difficili da conciliare con calendario e rendicontazione;
- presenze raccolte su supporto cartaceo o su fogli disomogenei, da recuperare a posteriori per certificare le ore erogate;
- assenza di un collegamento diretto tra l’attività didattica e i dati economici del progetto, con il controllo di gestione che interviene sempre “a valle”, mai in tempo reale.
Nessuna di queste criticità, presa singolarmente, risulta ingovernabile. La difficoltà nasce quando si sommano: quante più iniziative si amministrano, tanto più tempo viene sottratto ad attività di coordinamento e verifica, a discapito di ciò che genera realmente valore, come la qualità didattica o lo sviluppo di nuovi progetti.
Software gestione corsi di formazione: a cosa serve?
Chi amministra un ente di formazione si trova, nella pratica di ogni giorno, a presidiare esigenze che si possono raggruppare in quattro grandi categorie: il governo operativo delle attività, la rendicontazione verso i finanziatori, il controllo economico dei progetti e il rapporto con gli enti finanziatori stessi. Sono gli ambiti in cui un sistema dedicato fa davvero la differenza rispetto a fogli di calcolo e strumenti scollegati tra loro.
Gestione
Programmare un calendario di corsi significa, nella pratica, incrociare costantemente le risorse coinvolte (aule, docenti, ore) con la loro incidenza sul budget della singola iniziativa, comprese le ore dedicate a tirocini e attività collegate. Allo stesso ambito appartengono le anagrafiche di corsisti e aziende, insieme al percorso che accompagna un contatto fino a diventare iscritto.
Rendicontazione
Un ente si confronta generalmente con più tipologie di rendicontazione in parallelo: quella relativa al personale dipendente, con il raffronto tra costo standard e costo effettivamente sostenuto per ciascuna risorsa; quella richiesta dagli organismi certificati, a garanzia della regolarità della spesa; e il raccordo, spesso il più delicato, tra i dati amministrativi del corso e la contabilità generale dell’ente. Da qui nasce una parte cospicua di documentazione, compilata su modelli preimpostati, che tiene traccia di ogni voce di spesa e del relativo ammortamento.
Controllo di gestione
Il Controllo di Gestione riguarda, prima di tutto, il budget di spesa dell’iniziativa e il modo in cui i ricavi maturano via via che l’attività formativa viene effettivamente erogata, oltre al confronto tra il costo sostenuto e il valore generato da ciascuna risorsa coinvolta: quanto rende, per esempio, l’attività di un determinato docente rispetto al compenso riconosciuto. A questo ambito appartiene anche la documentazione che accompagna questi stessi processi, come incarichi, comunicazioni e contratti.
Finanziatori
Il rapporto con i finanziatori comporta un carico di adempimenti costante: rispondere a bandi e avvisi, presentare la documentazione nei tempi previsti, tenere sotto controllo scadenze che cambiano a seconda del canale coinvolto, che si tratti di un Fondo Interprofessionale, di un avviso regionale o di un programma nazionale. Un adempimento mancato, o una comunicazione arrivata in ritardo, può compromettere l’intero impianto rendicontuale di un’iniziativa.
ProFORMA: la piattaforma gestionale di Ingenia per la formazione professionale
ProFORMA riunisce le quattro esigenze appena descritte in un’unica piattaforma di gestione della formazione, pensata per agenzie formative, organismi di formazione, CFP e aziende che amministrano formazione finanziata o a mercato. Il suo perimetro, peraltro, supera la sola gestione dei corsi: la piattaforma presidia anche tirocini, apprendistati e percorsi di politiche attive per il lavoro.
Un sistema unico invece di tanti strumenti scollegati
Un’edizione creata a calendario porta con sé, fin da subito, le anagrafiche dei corsisti iscritti, le ore dei docenti coinvolti e, quando serve, i dati economici del progetto. Non è necessario allineare manualmente più strumenti: in ProFORMA calendari, anagrafiche, presenze e rendicontazione risiedono nello stesso ambiente e si aggiornano reciprocamente, così come il CRM che segue il percorso dal primo contatto fino all’iscrizione. Ne deriva una riduzione sensibile del lavoro di allineamento manuale, e con esso del margine di errore.
Anche il rapporto con i finanziatori beneficia di questa impostazione: l’area dedicata è messa a disposizione gratuitamente all’interno del gestionale, e ProFORMA viene scelto spesso perché resta aggiornato in autonomia su bandi, scadenze e requisiti dei diversi canali di finanziamento, segnalando tempestivamente ogni comunicazione utile.
La piattaforma è inoltre modulare in ogni sua componente: un ente può partire dalle funzionalità essenziali per la gestione dei corsi e attivare, mano a mano che le esigenze crescono, i moduli dedicati a fondi pubblici, Time Sheet, CRM o controllo di gestione, oltre a plugin verticali pensati su misura per il singolo cliente. Oggi ProFORMA è impiegato in tutta Italia, con una presenza radicata in tredici regioni.
Dalla gestione operativa alla rendicontazione, senza cambiare programma
I dati raccolti nella gestione quotidiana di un’iniziativa, ore erogate, presenze, costi imputati, diventano in ProFORMA la stessa base informativa utilizzata per la rendicontazione verso i finanziatori e per il controllo di gestione economico del progetto, senza bisogno di ricostruire nulla a posteriori. Il collegamento con la contabilità dell’ente passa in particolare da TrasFORMA, uno dei moduli della piattaforma: un applicativo che dialoga direttamente con i dati amministrativi per dimostrare con precisione la spesa sostenuta. Attraverso appositi web service, ProFORMA è inoltre in grado di interfacciarsi con altri software gestione corsi di formazione e portali esterni, scambiando le informazioni necessarie senza bisogno di re-inserirle manualmente.
Un ultimo elemento riguarda le persone dietro alla piattaforma: ProFORMA è pensato, sviluppato e aggiornato da chi opera concretamente nel settore della formazione professionale, il che si traduce in una consulenza competente e in un aggiornamento costante rispetto all’evoluzione normativa del comparto.
Software gestione corsi di formazione: generico vs verticale
Gestionale generico
Sul mercato esistono numerosi gestionali generalisti, pensati per adattarsi a qualsiasi tipologia di azienda. Si tratta di strumenti validi nel proprio ambito, che tuttavia nascono senza una conoscenza approfondita delle dinamiche specifiche della formazione professionale: edizioni e calendari didattici, vincoli dei finanziatori, rendicontazione per Fondo o per bando, gestione di Time Sheet riferiti a più progetti contemporaneamente.
Software verticale
Un software verticale come ProFORMA nasce, al contrario, da una conoscenza diretta di questi processi, maturata da chi opera nel settore ogni giorno. Questo si traduce anche in un affiancamento diverso rispetto a quello offerto da un fornitore generico, fatto di supporto, formazione e assistenza nell’implementazione: l’obiettivo è aiutare l’ente a integrare realmente lo strumento nei propri processi quotidiani, non semplicemente a installarlo.