Il finanziamento delle attività ha oramai consolidato una modalità di definizione del lavoro svolta da operatori sui progetti: il Time Sheet. La registrazione puntuale e precisa, giornata per giornata, con dettaglio Dalle – Alle, riferito alla singole attività. Quando è collegato al calendario delle lezioni, il Time Sheet diventa parte integrante della gestione dei corsi di formazione: le ore di docenti e tutor si registrano una volta sola. Le implicazioni gestionali sono tante e comportano:
- Una impostazione di una rilevazione giornaliera del lavoro
- Un collegamento delle rilevazione giornaliera con il cedolino paga
- Un collegamento della rilevazione giornaliera con le ore a consuntivo/rendiconto
- Un collegamento con le attività calendarizzate e in generale con le ore a firma
- Una relazione con gli incarichi e le attività realizzate
A ben guardare il Time Sheet è il filo rosso che lega una persona ad un finanziamento nei suoi diversi aspetti. Da qui la sua crucialità.
La piattaforma dispone di sofisticate procedure di gestione del Time Sheet degli operatori. In particolare abbiamo:
- Riepilogo di eventuali sovrapposizioni sfuggite alla gestione
- Alert su sovrapposizioni in inserimento
- Collegamento fra
- Griglia del lavorato giornaliero
- Ore da buste paga
- Ore a consuntivo
- Memorizzazione a storico del dato consolidato.
In prima battuta si può pensare il time sheet come un peso gestionale. Questo vale solo se lo si intende come attività ex post. Se il TS diventa parte integrante del processo di lavoro esso accompagna l’esecuzione di attività a firma e non a firma con procedure più o meno automatizzate ed elettroniche.
L’aspetto è ritenuto all’interno della soluzione ProFORMA così critico da avere dedicato oltre a numerose maschere distribuite nei processi gestionali anche un modulo specificamente dedicato ad esso, con possibilità di stampa loghi del Finanziatore.