Controllo di gestione: cos’è, come funziona e perché è importante?
Un ente di formazione lavora su commesse che si sovrappongono nel tempo, con fonti di finanziamento diverse e regole di ammissibilità che cambiano da bando a bando. Il risultato economico va quindi ricomposto dai dati che le attività producono mentre sono ancora in corso. Per questo il controllo funziona davvero solo quando i dati economici nascono dalla stessa piattaforma usata per la gestione dei corsi di formazione.
Dare una definizione di cosa significhi fare Controllo di Gestione all’interno di una Agenzia Formativa è molto complicato e sarebbe necessario coinvolgere più aree e contesti fino a parlare più in generale di “Controllo della Gestione”. È evidente che quando si parla di Controllo di Gestione si fa riferimento ad un approccio ad uno specifico modello di gestione. Volendo essere più semplificativi, di seguito viene indicato come la piattaforma ProFORMA identifica il Controllo di Gestione in termini di processi gestionali:
- Monitoraggio delle coperture delle spese fisse previste in base allo sviluppo delle attività
- Monitoraggio degli Indici di MCL all’avvio delle attività
- Monitoraggio dei ricavi in itinere per progetto
- Monitoraggio della spesa in itinere per progetto
- Monitoraggio delle somme approvate nella formazione finanziata, accorpate per voce
- Monitoraggio delle somme approvate scomposte per dettaglio pianificato
- Monitoraggio del risultato economico per divisione attraverso un budget semplificato
- Monitoraggio del risultato economico per divisione e prodotto attraverso un budget dettagliato
In modo schematico, quelle illustrate sopra sono le procedure che a diversi livelli possono essere intese come coinvolte nel Controllo di Gestione.
Controllo di gestione e rendicontazione: due letture degli stessi dati
Le due attività attingono agli stessi dati di costo e di ricavo, ma rispondono a interlocutori diversi. La rendicontazione dimostra al finanziatore che le spese esposte sono ammissibili, e segue il calendario del progetto. Il controllo di gestione risponde alla direzione, ha una frequenza propria e si occupa del monitoraggio sia dal punto di vista economico-finanziario sia da quello organizzativo e didattico.
Il giusto livello di monitoraggio
È molto importante che ogni ente di formazione scelga il giusto livello di monitoraggio, quello che più è efficace e non appesantisce lo sviluppo dell’attività. Si tratta però di una scelta reversibile: la piattaforma consente di accrescere il dettaglio della contabilità analitica in qualsiasi momento, e in caso di incertezza conviene partire dall’impostazione più semplice.
Al livello di dettaglio va associata una frequenza. Un dato mensile su poche voci significative serve più di un dato trimestrale su un piano molto articolato, perché arriva quando le decisioni sono ancora aperte.
Ognuno di questi processi è interdipendente rispetto agli altri, non sono separati. È bene avere chiaro ed impostare un obiettivo conoscitivo prima di organizzare il lavoro, in modo da non dover rincorrere dei risultati a valle.
Commesse, Soluzioni Complessive sul Cliente, Prodotti o Servizi, Sedi, Cantieri Gestionali sono gli elementi che vengono messi in gioco nel Controllo di Gestione.
La copertura dei costi fissi
L’elemento di fondamentale importanza rimane il monitoraggio della copertura della spesa fissa, che è bene distinguere fra:
- Costo del personale dipendente
- Collaborazioni fisse che sono periodiche e strutturali nell’Agenzia
- Oneri di Gestione altrimenti dette Spese Generali
- Costi non ammissibili o non rendicontabili.
Di fatto ogni livello di Controllo di Gestione che si intende adottare deve, per essere parlante, coinvolgere almeno questo elemento.
Vuoi capire quale livello di controllo di gestione è adatto alla tua organizzazione? Scopri il modulo C.D.G. di ProFORMA oppure parla con i nostri servizi di consulenza e affiancamento.